Mengelola sebuah project bukanlah hal yang mudah, banyak tantangan yang dihadapi saat project berlangsung. Tantangan tersebut dapat berasal baik dari dalam maupun dari luar project. Tantangan yang ada harus dihadapi oleh seorang Project Manager dan harus diatasi agar tantangan tersebut dapat dimanfaatkan menjadi hal yang positif untuk kemajuan project.

Tantangan yang mungkin timbul diantaranya adalah:

1. Menentukan goals dan objectives secara tepat
2. Deadline yang tidak realistis
3. Kompetensi dan keterampilan tim project yang kurang atau tidak sesuai dengan kebutuhan project
4. Komunikasi yang buruk
5. Kurangnya rasa tanggung jawab
6. Manajemen risiko yang tidak efektif

Menentukan goals & objectives secara tepat
Goals & objectives harus ditentukan dengan jelas pada awal project. Goals & objectives yang tidak jelas, akan menimbulkan masalah pada saat project berjalan. Setiap project team juga harus memahami dan mengetahui  goals & objectives tersebut. Untuk menentukan goals & objectives harus selaras dengan proposal project. Jika goals & objectives sudah didefinisikan secara jelas, maka perencanaan project akan dapat ditentukan dengan tepat, untuk hal ini dapat diakomodir melalui sebuah kick off meeting sebagai inisiasi permulaan suatu project.

Solusi yang dapat diambil adalah menentukan goals & objecti­ves akan membantu mencapai tujuan. Ketika goals & objectives sudah ditentukan, maka perencanaan proyek akan berjalan sesuai dengan harapan. Inilah sebabnya mengapa disarankan untuk mengadakan meeting pada awal project agar goals & objectives yang ditetapkan menjadi jelas.

Deadline yang tidak realistis
Deadline yang sering dihadapi pada project adalah deadline yang tidak realistis dengan harapan dari klien dan stakeholder. Deadline harus disusun sesuai dengan rencana project. Persaingan yang semakin agresif dan target yang ditetapkan tidak realistis atau tidak dapat dicapai sesuai dengan persyaratan bisnis yang ditentukan.

Solusinya adalah diskusikan dengan klien dan lihatlah apakah ada faktor yang tidak diketahui yang mendorong deadline. Project Manager dapat menangani deadline dan masalah terkait lainnya dengan perencanaan yang sempurna, analisis alternatif, dan komunikasi yang tepat tentang kemajuan project dan membuat keputusan utama lainnya. Rencanakan dan kelola timeline project dan catat tanggal penting dengan kalender project. 

Kompetensi dan keterampilan project team yang kurang atau tidak sesuai dengan kebutuhan project
Jika anggota tim tidak cukup terampil atau terlatih untuk menghadapi tantangan dan melakukan tugas yang diberikan pada sebuah project, maka hal itu dapat berisiko terhadap jalannya sebuah project.

Beberapa proyek sering kali menuntut tingkat pengetahuan dan keahlian tertentu, hal ini memerlukan perhatian khusus dari Project Manager untuk memutuskan apakah anggota tim perlu diberikan pelatihan atau keterampilan dari anggota tim.

Solusinya adalah membuat dokumentasi kompetensi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas pada project dan menganalisis kekuatan serta kelemahan project team. Jika diperlukan, berikan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan project team dan untuk meningkatkan kompetensi dan keterampilan.

Komunikasi yang buruk
Komunikasi yang buruk merupakan hal yang paling sering dihadapi pada sebuah project. Seorang Project Manager dituntut untuk memiliki komunikasi yang baik, begitu juga hal ini perlu dimiliki oleh setiap anggota project team. Komunikasi yang jelas dan terbuka merupakan salah satu faktor terpenting yang dapat memperlancar berjalannya sebuah project. Penelitian menunjukkan bahwa komunikasi mempunyai pengaruh sebesar 57 persen terhadap keberhasilan suatu project.

Solusi yang dapat diimplementasikan adalah tentukan arus komunikasi yang tepat untuk project team dan kembangkan cara untuk menginformasikan informasi apa yang perlu diinformasikan kepada project team. Dapat juga menggunakan tools kolaborasi yang dapat mendukung komunikasi dan koordinasi tim project.

Kurangnya rasa tanggung jawab
Project Manager harus memastikan bahwa project team bertanggung jawab atas tugas yang diberikan kepada mereka.

Solusi yang dapat diambil diantaranya adalah membangun kebersamaan ataupun bonding pada awal project akan dimulai agar setiap project team memiliki rasa tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan kepadanya. Keterampilan manajemen proyek yang efektif dapat dikembangkan melalui pelatihan manajemen proyek dan pengembangan keterampilan.

Manajemen risiko yang tidak efektif
Manajemen risiko adalah identifikasi, penilaian, dan prioritas risiko yang diikuti dengan penerapan sumber daya yang terkoordinasi untuk meminimalkan, memantau, dan mengendalikan kejadian. Seringkali, project tidak berjalan sesuai rencana sehingga manajemen risiko adalah salah satu tantangan manajemen proyek utama yang harus dihadapi oleh seorang Project Manager.

Manajemen dapat mengetahui seberapa berpengalaman seorang Project Manager dengan kemampuannya untuk mengawasi risiko yang mungkin muncul dalam suatu proyek kapan saja. Risiko-risiko ini dapat berupa ketidakpastian, kelemahan yang tidak teridentifikasi dalam rencana proyek atau faktor-faktor yang tidak diketahui yang dapat mempengaruhi keberhasilan suatu proyek.

Solusi yang bisa diambil adalah meskipun tidak mungkin untuk memprediksi setiap potensi risiko tetapi dengan perencanaan strategis dan pengumpulan informasi sebelumnya, Project Manager dapat mengantisipasi kemungkinan project yang akan gagal. Dengan informasi itu, diharapkan dapat mengembangkan langkah-langkah pengendalian yang dapat membantu menangani risiko yang sesuai.

Hal di atas adalah beberapa kemungkinan tantangan yang akan dihadapi pada sebuah project dan solusi yang mungkin diimplementasikan. Diharapkan dengan adanya antisipasi dan solusi yang sudah diidentifikasi di awal, tantangan yang dihadapi dapat dikendalikan dan project dapat berjalan on time, on budget & on schedule. 

Informasi lengkap, silahkan hubungi:
contact@mii.co.id, customer.experience@mii.co.id