Business Process Management K2 30 November 2018

6 Tips Meningkatkan Proses Contract Management

contract-management-ipad-desk-main

Perusahaan pasti memiliki kebutuhan untuk menyimpan dan mengotomasi proses-proses yang masih menggunakan kertas. Hal ini terbukti terutama ketika dihadapkan dengan pengelolaan dokumen kontrak yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Banyak sekali permasalahan yang timbul akibat proses kontrak yang masih menggunakan kertas, seperti:

  • Kerugian finansial: Beberapa perjanjian di dalam kontrak memiliki klausa perpanjangan secara otomatis. Apabila kontrak tidak dikelola dengan baik dan tanggal perpanjangan terlewatkan, perusahaan akan membayar servis yang mungkin tidak lagi diperlukan. Sebaliknya, perpanjangan yang seharusnya dilakukan tetapi terlewatkan juga akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
  • Dokumen Hilang: Organisasi kehilangan 5% - 10% dari semua dokumen kontrak yang ada.
  • Kurangnya Visibilitas: Tanpa sistem yang terorganisir, akan sulit untuk mendapatkan semua informasi terkait supplier-supplier yang berhubungan dengan perusahaan. Hal ini dapat menyebabkan duplikasi sehingga produktifitas berkurang. Contohnya, seringkali membuat kontrak baru lebih mudah padahal kontrak yang sebelumnya masih berlaku.
  • Tidak Ada Kemampuan Pencarian: Sulit dan bahkan hampir tidak mungkin untuk mencari riwayat kontrak.

Hambatan dalam proses manual tersebut sulit untuk diatasi. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengimplementasikan sistem yang tersentralisasi dan terotomasi di dalam satu wadah. Manfaat dalam menggunakan proses contract management:

  • Data entry yang standard dan tervalidasi: Proses yang sama dan seragam dapat menghemat waktu dan memudahkan dalam menyelesaikan pembuatan kontrak.
  • Proses approval yang terotomasi: Kecepatan dan kemudahan – tidak ada lagi kontrak fisik yang menumpuk di meja atasan. Setiap proses jelas dan dikelola menggunakan workflow.
  • Lokasi penyimpanan dalam satu tempat: Menghindari dokumen duplikasi dan versi dokumen penting yang berlawanan dengan menghilangkan sistem penyimpanan manual.
  • Lokasi penyimpanan yang tersentralisasi juga memberikan level keamanan yang tinggi dan pemenuhan yang optimal
  • Visibilitas yang tinggi: Anda tahu siapa atau apa yang memperlambat proses sehingga lebih mudah untuk menghilangkan hambatan tersebut. Laporan dan dashboard yang dinamis memudahkan dalam pembuatan laporan.
  • Autorisasi/approval yang cepat: Pemberi keputusan akan mendapatkan dokumen yang sesuai dalam waktu yang tepat, tanpa menggunakan perantara, sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan cepat dan efisien.

Aplikasi bisnis tanpa koding adalah cara yang cepat dan efisien untuk mengotomasi proses bisnis, sehingga Anda dapat lebih focus dalam memberikan layanan terbaik kepada customer dan meningkatkan keuntungan. Hubungi kami untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana K2 dapat membantu meningkatkan proses kontrak Anda.

 

Source: K2.com

Recent Article

contract-management-ipad-desk-main
30 Nov 2018

6 Tips Meningkatkan Proses Contract Management

Perusahaan pasti memiliki kebutuhan untuk menyimpan dan mengotomasi proses-proses yang masih menggunakan kertas. Hal ini terbukti terutama ketika dihadapkan dengan pengelolaan dokumen kontrak yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Banyak sekali permasalahan yang timbul akibat proses kontrak yang masih menggunakan kertas.

Read More