Memasuki era “new normal”, banyak sekali penyesuaian yang harus dilakukan oleh masyarakat dalam menjalankan kegiatan sehari-harinya. Pastinya juga sudah tidak asing bagi masyarakat untuk mengikuti perkembangan serta adaptasi dengan keadaan saat ini. Banyak sekali muncul regulasi dan peraturan baru bagi masyarakat untuk melakukan pekerjaan, bersosialisasi, atau pun sekedar melakukan aktivitas sehari – hari. Hal ini berdampak juga pada perkembangan cara operasional bisnis pada umumnya di berbagai sektor.

Secara operasional bisnis, perusahaan harus beradaptasi terhadap banyak regulasi untuk melakukan kegiatan operasional perusahaan dimana hal ini membutuhkan banyak penyesuaian. Perusahaan dituntut untuk dapat bekerja dari mana saja dengan berbagai cara. Dengan keadaan tersebut, perusahaan membutuhkan banyak solusi guna menunjang kegiatan bekerja agar tetap produktif dan mempermudah kolaborasi untuk mendukung perkembangan perusahaan.

Untuk bisa bekerja dari mana saja, diperlukan tools bagi perusahaan agar dapat melakukan pekerjaan dan komunikasi sehari-hari. Teknologi seperti video meeting, chat, video conference, dan juga document collaboration apps bisa membantu perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan menjalankan bisnis. Saat ini banyak sekali perusahaan yang mulai beralih menuju transformasi digital dan memanfaatkan layanan berbasis cloud, baik dari yang sudah dimiliki atau mulai mengganti dari on-premise menjadi cloud. Hal ini semakin mengarahkan pergerakan bisnis menjadi semakin dinamis dan real-time, sehingga dibutuhkan juga teknologi yang tidak hanya mampu memberikan support untuk bekerja dan melakukan kolaborasi dari mana saja dan kapan saja selama pengguna terhubung dengan jaringan internet.

Dengan adanya teknologi tersebut dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk melakukan kolaborasi dalam suatu pekerjaan dengan melakukan editing/updating sebuah dokumen dalam waktu yang bersamaan secara bersama – sama. Hal ini juga dapat meningkatkan produktivitas dan efektifitas waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, dengan begitu sudah tidak ada kesulitan lagi bagi perusahaan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan meskipun seluruh karyawan tidak berkumpul di satu tempat yang sama.

Salah satu tools yang dapat digunakan perusahaan untuk melakukan kolaborasi dan meningkatkan produktivitas ketika bekerja dari jarak jauh adalah G Suite yang merupakan salah satu produk Google Cloud. G Suite merupakan tool kolaborasi dengan fitur – fitur guna mendukung kegiatan bekerja dari jarak jauh dan dimana saja selama terkoneksi dengan internet seperti:

1. Email (Gmail) – dengan fitur email yang komprehensif memungkinkan pengguna untuk mengakses email dari mana saja dan kapan saja dengan tampilan UI email yang menarik dan penggunaan yang mudah.
2. Online Meeting (Google Meet) – mendukung pengguna untuk mengadakan pertemuan atau diskusi kapan saja dan dimana saja.
3. Chat (Google Chat) – sebagai platform bagi pengguna untuk saling membagikan ide, materi, atau bahan diskusi di dalam internal perusahaan dari jarak jauh.
4. Calendar (Google Calendar) – sebagai panduan untuk mengalokasikan jadwal pertemuan, bagi kantor yang menerapkan system shift, Calendar juga dapat dihubungkan dengan ruang pertemuan untuk memudahkan pemesanan ruangan.
5. File Storage (Google Drive) – sebagai platform menyimpan file dalam berbagai bentuk dokumen baik tulisan, gambar atau pun video.
6. Document Collaboration (Google Docs, Google Slides, Google Sheets, Google Forms) – untuk melakukan pengerjaan dokumentasi dalam bentuk tulisan, presentasi, data tabular, dan lain sebagainya. Dengan menggunakan fitur ini, pengguna juga dapat mengerjakan sebuah dokumen secara bersama – sama dengan real time.
7. File archive (Google Vault) – sebagai platform penyimpanan data untuk periode yang lama.
8. File Search (Cloud Search) – memudahkan pencarian dokumen perusahaan dengan kapabilitas yang agile dan cepat seperti search engine Google yang pastinya sudah familiar dengan para pengguna.

Apabila secara konektivitas dan produktivitas sudah berjalan dengan baik, perusahaan juga akan membutuhkan keamanan dan kenyamanan dalam mengakses data – data perusahaan. Dengan menggunakan teknologi document collaboration apps, perusahaan dapat menjalankan pengaturan agar data – data perusahaan tetap aman meskipun diakses dari luar kantor. Dengan pengaturan tersebut maka dapat diketahui untuk sebuah dokumen apakah boleh dibagikan atau hanya dapat diakses sebagai viewer saja, dan untuk mendukung kolaborasi, dokumen tersebut dapat juga dibagikan kepada tim perusahaan sebagai editor. Ketika sudah diberikan pengaturan sebagai editor maka yang menerima dokumen tersebut dapat mengubah dokumen dan melakukan pekerjaan yang efektif dalam waktu bersamaan. Dengan teknologi seperti ini maka untuk bekerja dari jarak jauh semakin efektif dan produktif baik untuk menyelesaikan pekerjaan ataupun menjalankan kolaborasi dalam kondisi saat ini.

Penulis:
Patricia Karina Atmajaya
Product Marketing Representative

Informasi lengkap, silahkan hubungi:
contact@mii.co.id
customer.experience@mii.co.id