Consulting Services 15 November 2021

Manajemen Risiko Dalam Proyek

Manajemen Risiko 3

Risiko dalam proyek adalah segala hal yang memiliki pengaruh terhadap timeline proyek, performance maupun budget. Sedangkan Manajemen Risiko dalam Manajemen Proyek merupakan proses identifikasi dan analisis potensi risiko sebelum proyek dijalankan dan membuat perencanaan untuk mitigasi atau pencegahan terjadinya risiko tersebut agar proyek dapat diselesaikan sesuai dengan tujuan. Menurut Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO), “Organisasi dari semua jenis dan ukuran menghadapi faktor dan pengaruh eksternal dan internal yang membuatnya tidak pasti apakah mereka akan mencapai tujuannya”. ISO menyatakan bahwa manajemen risiko adalah:

 

  1. Membantu organisasi dalam menetapkan strategi, mencapai tujuan dan membuat keputusan yang tepat;
  2. Bagian dari tata kelola dan kepemimpinan, dan merupakan dasar bagaimana organisasi dikelola di semua tingkatan. Ini berkontribusi pada peningkatan sistem manajemen;
  3. Bagian dari semua kegiatan yang terkait dengan organisasi dan termasuk interaksi dengan pemangku kepentingan; dan
  4. Mempertimbangkan konteks eksternal dan internal organisasi, termasuk perilaku manusia dan faktor budaya.

 

Sebelum menetapkan manajemen risiko, hal kritikal yang perlu diperhatikan sebelumnya adalah memahami tujuan dan definisi proyek yang akan dilaksanakan secara jelas. Hal ini dapat dilihat pada project charter secara detil terkait project objectives, scope, deliverables, dan timeline. Risiko dapat diidentifikasi pada setiap fase proyek dengan melakukan koordinasi dengan seluruh tim proyek. Seluruh potensi risiko yang ada dapat dimasukkan ke dalam risk tracking template untuk kemudian dimasukkan ke dalam risk management plan.

 

Risiko sendiri dapat bersifat positif dan negatif. Risiko positif merupakan peluang yang dapat memberikan dampak positif pada proyek, misalnya penghematan budget, percepatan waktu dan sebagainya. Sedangkan risiko negatif merupakan hal yang tidak diinginkan terjadi atau dapat memberikan dampak negatif pada proyek, misalnya penambahan budget, potensi delay, dan sebagainya.

 

Secara umum, jenis risiko meliputi:

  1. Cost: Risiko yang berdampak pada anggaran biaya, terutama yang menyebabkan proyek selesai melebihi anggaran. Kesalahan dalam estimasi biaya biasanya menimbulkan risiko selain faktor eksternal.
  2. Schedule: Risiko konflik penjadwalan yang tidak direncanakan, seperti kejadian yang menyebabkan proyek tertunda. Scope creep adalah alasan umum untuk masalah penjadwalan dan penundaan proyek.
  3. Performance: Risiko kejadian yang menyebabkan proyek menghasilkan hasil yang tidak sesuai dengan spesifikasi proyek.

 

Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam manajemen risiko adalah sebagai berikut:

  1. Identify: Identifikasi risiko yang berpotensi berdampak pada proyek.
  2. Assign Ownership: Tetapkan kepemilikan setiap risiko yang teridentifikasi kepada anggota tim yang akan ditugaskan untuk mengawasi ancaman atau peluang tersebut. Meskipun beberapa project manager lebih memilih untuk menetapkan kepemilikan setelah risiko dianalisis dan diprioritaskan, mengambil langkah ini lebih awal dapat bermanfaat.
  3. Analyze: Analisis setiap risiko untuk memahami sepenuhnya faktor pendorong yang terlibat dan potensi dampak. Pastikan untuk mempertimbangkan luas dan dalamnya setiap ancaman pada tahap ini untuk mengevaluasi tingkat keparahan setiap risiko dalam konteks proyek secara keseluruhan.
  4. Prioritize: Prioritaskan risiko proyek sesuai dengan urgensi dan tingkat keparahan dampak yang dapat ditimbulkannya.
  5. Respond: Tanggapi risiko yang diidentifikasi sesuai dengan pendekatan manajemen risiko, baik dengan mengambil langkah-langkah untuk mencegah terjadinya peristiwa risiko atau meminimalkan dampak jika memang terjadi. Langkah ini harus mencakup membangun respon serta mengambil tindakan.
  6. Monitor: Pantau strategi manajemen risiko dan buat perubahan sesuai kebutuhan.

 

Setelah risiko diidentifikasi, dilakukan analisis untuk mengidentifikasi dampak kualitatif dan kuantitatif dari risiko pada proyek sehingga langkah-langkah yang tepat dapat diambil untuk menguranginya.

 

Panduan berikut dapat digunakan untuk menganalisis risiko:

1. Probability of Risk Occurrence (Peluang Terjadinya Risiko)

  1. High probability – (80 % ≤ x ≤ 100%)
  2. Medium-high probability – (60 % ≤ x < 80%)
  3. Medium-Low probability – (30 % ≤ x < 60%)
  4. Low probability – (0% < x < 30%)

2. Risk Impact (Dampak Risiko)

a.    High – Catastrophic (Rating A – 100)

b.    Medium – Critical (Rating B – 50)

c.    Low – Marginal (Rating C – 10)

 

Manajemen Risiko 1

 

3. Risk Exposure (matrix dari probability of risk occurrence dan risk impact).

 Manajemen Risiko 2

 

Hasil dari analisis manajemen risiko dapat digunakan sebagai acuan dalam menentukan prioritas tindakan terhadap potensi risiko yang ada. Sedangkan proses dari perencanaan respon risiko dapat dilakukan dengan tiga langkah berikut:

  1. Mengeliminasi risiko
  2. Menurunkan peluang terjadinya risiko
  3. Menurunkan impact dari risiko pada project objectives

 

Rencana respon risiko biasanya berdampak pada waktu dan biaya. Oleh karena itu, waktu dan biaya untuk rencana respon yang ditentukan harus dihitung setepat mungkin. Hal ini juga membantu dalam memilih rencana respon dari alternatif yang ada, dan dalam memverifikasi apakah rencana respon lebih mahal atau lebih berdampak pada salah satu tujuan proyek daripada risiko itu sendiri. Setelah berhasil menerapkan serangkaian rencana respon, skor risiko dapat diturunkan melalui konsultasi dengan para pemangku kepentingan.

 

Risk Owner atau pihak yang bertanggungjawab terhadap risiko setidaknya harus memiliki beberapa kompetensi seperti berikut:

 

  1. Communication: Memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik dengan pemangku kepentingan, sehingga setiap orang memahami peran yang dimainkannya dalam mengurangi dampak risiko.
  2. Strategic Thinking: Memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah dan menghasilkan solusi untuk risiko proyek yang diidentifikasi.
  3. An understanding of the organization: Mengetahui arah strategis, tujuan, dan risk appetite.
  4. Planning: Memastikan bahwa rencana manajemen risiko ditindaklanjuti sepanjang siklus hidup proyek.
  5. Resourcefulness: Cepat bertindak dibawah tekanan untuk memastikan bahwa risiko proyek ditangani sesegera mungkin.

 

Selain kemampuan atau kompetensi yang perlu dimiliki dalam mengelola risiko proyek, berikut beberapa tips yang dapat diterapkan untuk meminimalisir dan mengelola risiko dalam proyek:

 

  1. Create a risk management plan: Harus terdapat perencanaan manajemen risiko yang meliputi metodologi identifikasi risiko, prioritisasi risiko, risk tolerance serta bagaimana risiko direspon dan dikomunikasikan ke berbagai pihak.
  2. Keep your risk register up to date: Risk register (daftar seluruh potensi risiko proyek) harus selalu dipantau dan diperbaharui sesuai dengan perkembangan proyek.
  3. Understand the risk event: Perlu adanya pemahaman seluruh pihak yang terlibat dalam proyek terhadap risiko proyek yang ada dan bagaimana memahami root cause dari risiko tersebut.
  4. Be proactive instead of reactive: Lebih baik melakukan tindakan preventif atau analisis risiko sejak awal fase untuk mempersiapkan tim dalam menghadapi risiko apabila terjadi.
  5. Develop your project management skills: Penting untuk mengetahui project management secara lebih mendalam sehingga knowledge/framework yang ada dapat digunakan untuk mempermudah dalam mengelola risiko proyek.

 

Referensi:

https://www.projectmanager.com/blog/risk-management-process-steps

https://www.aipm.com.au/blog/risk-management-in-project-management-a-guide

https://www.northeastern.edu/graduate/blog/project-risk-management/

https://www.pmi.org/learning/library/risk-analysis-project-management-7070

https://manprountel.wordpress.com/project-risk-management/

 

 

 

Informasi lengkap, silahkan hubungi:

contact@mii.co.id, customer.experience@mii.co.id

Recent Article

Manajemen Risiko 3
15 Nov 2021

Manajemen Risiko Dalam Proyek

Risiko dalam proyek adalah segala hal yang memiliki pengaruh terhadap timeline proyek, performance maupun budget. Sedangkan Manajemen Risiko dalam Manajemen Proyek merupakan proses identifikasi dan analisis potensi risiko sebelum proyek dijalankan dan membuat perencanaan

Read More