Consulting Services 30 November 2021

Tantangan Pengelolaan Proyek di Masa Pandemi Bagi Seorang Project Manager

Project-Manager

Bagi seorang Project Manager, manajemen waktu adalah tantangan tersendiri untuk mengelola proyek. Dengan kondisi yang sekarang berbeda akibat pandemi Covid-19 yang saat ini masih berlangsung, jelas akan menjadi wabah endemic yang artinya, wabah ini akan selalu ada di sekitar manusia dan menjadi penting karena kita harus siap dengan semua konsekuensinya. Hal tersebut pasti akan berpengaruh kepada semua lini kehidupan, salah satunya terkait dengan kebiasaan kerja manusia di seluruh dunia. Oleh karenanya, sistem jarak jauh pun atau sering di sebut remote working ini menjadi salah satu trend baru di dunia. Tidak terkecuali dengan aktivitas pengelolaan project. Seorang Project Manajer pastinya di tuntut harus tetap menyelesaikan proyek tepat waktu yang menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan perencanaan.

 

Remote working yang saat ini banyak dilakukan, adalah remote working dari rumah atau yang lebih dikenal dengan Work From Home (WFH). Dengan sistem tersebut menjadi tantangan tersendiri untuk melakukan pengelolaan proyek dikerjakan secara virtual/remote serta memungkinkan konsolidasi tim antar negara, benua dan zona waktu yang berbeda.

 

Ada 6 tahapan untuk mencapai komunikasi yang efektif dalam suatu proyek:

  1. Implementasi internal proyek komunikasi untuk team member
  2. Membuat rencana komunikasi serta memonitor berkala
  3. Menggunakan komunikasi berlapis untuk menjaga hubungan pemangku kepentingan
  4. Track Project Communication
  5. Stay informed/keep other informed
  6. Mengelola Ekspektasi

 

Tantangan lain dalam pengelolaan proyek yang harus project manager hadapi adalah:

 

  1. Project Execution
    Tidak bisa dipungkiri jika bekerja jarak jauh/work from home punya tantangan tersendiri bagi seorang Project Manager, apalagi ketika dalam suatu proyek tersebut ada team member kita yang mempunyai sisi extrovert yang membutuhkan untuk bertemu dan bersosialisasi dengan orang lain. Selain itu sebagian orang bisa mengalami kesulitan dalam bekerja tanpa pengawasan langsung karena sulit untuk tetap fokus, meski sebagian lainnya mungkin tidak merasakan hal yang sama. Disinilah tantangan kita sebagai seorang Project Manager diuji.

    Sebagai Project Manager kita harus menggunakan jiwa kepemimpinan untuk membimbing, melatih tim agar berhasil melakukan pekerjaan dari jarak jauh. Seorang Project Manager harus selalu rutin melakukan koordinasi rutin secara virtual untuk membahas bagaimana progres proyek bisa berjalan dengan lancar.

  2. Project Deliverable
    Prioritas proyek juga akan berubah karena pandemi Covid-19 ini, karena sebagai Project Manager kita harus mengonfirmasikan kembali beberapa kesepakatan yang dirasa tidak dapat dilakukan setelah masa pandemi berlangsung. Contohnya, sebelum pandemi klien meminta untuk proyek bisa selesai pada bulan ke-6, namun karena keadaan berubah memaksa proyek tersebut diselesaikan lebih lama dari awal kesepakatan. Di saat inilah seorang Project Manager harus menjalin komunikasi yang baik dengan klien. Di kondisi seperti sekarang ini klien juga mungkin akan berfokus pada pengerjaan proyek yang selesai sesuai anggaran yang ditetapkan, bukan pada tenggat waktu yang ditetapkan.

  3. Risiko Project
    Meskipun tanpa datangnya pandemi Covid-19, melakukan peninjauan risiko secara berkala sudah menjadi agenda rutin bagi seorang Project Manager. Mari bayangkan kemungkinan adanya penundaan pengiriman dari vendor, hingga meningkatnya kompleksitas karena bekerja jarak jauh. Jika sudah, identifikasi semua risiko baru tersebut, nilai besarnya dampak dan probabilitasnya, kemudian rencanakan respon atas risiko tersebut.

  4. Project Schedule
    Belum ada yang tahu pasti kapan pandemi ini akan berakhir, hal ini kemudian akan berpengaruh pada cara mengelola proyek, salah satunya pada aspek rencana aktivitas proyek yang mungkin sebelumnya sudah dibuat. Karenanya, kita harus berkomunikasi dengan tim untuk mengindentifikasi perkiraan penjadwalan yang tidak valid dan menilai bagaimana hal itu akan berdampak pada aktivitas proyek secara keseluruhan. Setelah Project Manager mengembangkan jadwal baru yang sudah diadaptasi dari kondisi ini, diskusikan hal ini dengan klien, dan pertimbangkan apakah akan ada dampak pada kontrak atas perubahan jadwal tersebut.

  5. Project Cost
    Salah satu tantangan yang berdampak besar dalam pengelolaan proyek adalah anggaran. Beberapa elemen yang mungkin berdampak pada anggaran proyek adalah biaya risiko, tambahan waktu, tambahan scope pekerjaan dan biaya tambahan lainnya. Jika perubahan cukup signifikan, Project Manager harus segera melaporkan dan mendiskusikan kepada klien untuk mendapatkan solusi terbaik. Sebagai Project Manager, kita harus memberikan gambaran tentang bagaimana pandemi telah berdampak besar pada pengelolaan proyek. Kemudian, berikan usulan atau solusi yang kita tawarkan dimana hal ini tentunya harus menguntungkan semua pihak terkait.

Dapat disimpulkan bahwa Project Manager berperan penting dalam menghadapi tantangan pengelolaan proyek dimasa pandemi Covid-19 yang masih berlangsung saat ini. Seorang Project Manager bisa meminimalisasi semua risiko yang terjadi selama proyek berlangsung.

 

 

Informasi lengkap, silahkan hubungi:
contact@mii.co.idcustomer.experience@mii.co.id

 

 

 

Recent Article

Project-Manager
30 Nov 2021

Tantangan Pengelolaan Proyek di Masa Pandemi Bagi Seorang Project Manager

Project Manager berperan penting dalam menghadapi tantangan pengelolaan proyek dimasa pandemi Covid-19 yang masih berlangsung saat ini. Seorang Project Manager bisa meminimalisasi semua risiko yang terjadi selama proyek berlangsung.

Read More