Sebagai bagian dari sebuah tim dalam proyek tentunya setiap peran memiliki peranan yang penting dalam porsinya masing-masing, mulai dari project lead, project manager, developer, business analyst, dan juga setiap team member. Dalam pelaksanaan proyek tentu membutuhkan koordinasi dan komunikasi satu sama lain untuk bekerja sama dalam menyelesaikan outcome dari proyek yang dikerjakan. Salah satu hal yang sering menjadi tantangan bagi setiap anggota tim proyek adalah sulitnya mengkomunikasikan suatu hal kepada pihak lain agar mudah diikuti atau dipahami. Hal ini terjadi seringkali karena kurangnya pengaruh atas posisi yang dimiliki atau kurangnya kemampuan dalam mempengaruhi atau memberikan influence bagi orang lain untuk memahami dan menerima arahan yang diberikan.

Lalu kemudian apa itu definisi influence dan mengapa influence sangat dibutuhkan?

Influence adalah kemampuan mempengaruhi orang lain untuk melakukan perubahan atau suatu hal. Perkembangan industri dan teknologi menjadi dasar penting bagi bisnis untuk semakin berusaha menciptakan pengaruh bagi organisasi atau proyek dengan cara yang belum pernah dilakukan sebelumnya. Atau dalam kasus lainnya, seringkali terjadi kekurangan resource sehingga diperlukan adanya perubahan tanggungjawab atau pengambilan tanggungjawab yang berbeda dari posisi sebelumnya. Dalam situasi dimana seseorang harus melakukan tugas pada tingkat yang lebih tinggi dari otoritas posisinya memungkinkan adanya konflik dan ketegangan dalam pekerjaannya. Sehingga dibutuhkan adanya beberapa strategi untuk menciptakan pengaruh tanpa adanya otoritas dalam proyek.

Berikut diantaranya beberapa tantangan dalam menciptakan pengaruh dalam proyek:

1. Lack of Authority
Menciptakan pengaruh akan menjadi sangat mudah ketika memiliki otoritas karena dari otoritas dapat memberikan positional power untuk mempengaruhi orang lain. Sebagai manajer proyek atau anggota tim dimana tidak memiliki otoritas secara posisi, maka penting untuk mengetahui cara bagaimana mempengaruhi orang lain tanpa otoritas. Dua cara yang dapat dilakukan adalah menggunakan kemampuan expert (expertise) dan kemampuan leadership (personal power).

2. Lack of Sponsor Support
Sponsor dalam proyek berperan sangat penting bagi berjalannya proyek dan berlangsungnya komunikasi didalamnya. Jika sponsor terlalu dominan atau terlalu lemah maka anggota tim akan menjadi sangat lemah dalam memberikan pengaruh dalam proyek. Tipe sponsor yang memiliki tantangan berat diantaranya adalah dominant sponsor (sponsor yang memberikan arahan secara detil tentang apa yang diinginkan serta terdapat potensi sponsor akan menyalahkan tim jika proyek tidak berjalan sesuai apa yang diinginkan); weak sponsor (sponsor yang seringkali sibuk dan tidak memperhatikan kinerja tim namun memberikan banyak tuntutan pada hasil akhirnya); “missing” sponsor (sponsor yang hanya muncul namanya saja dalam dokumen proyek namun dapat tiba-tiba memberikan arahan ekstrim untuk proyek). Tipe sponsor seperti di atas akan menciptakan tantangan dalam proyek dan memberikan dampak sulitnya anggota tim saling memberikan pengaruh.

3. Unclear Roles and Responsibility
Salah satu hal penting yang harus diperhatikan saat merencanakan proyek adalah tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota tim. Hal ini perlu dijelaskan secara jelas pada dokumen proyek agar tidak menimbulkan kerancuan pada saat pelaksanaan proyek. Dengan adanya rasa tanggung jawab dan kepemilikan terhadap tugas masing-masing maka keputusan yang dibutuhkan selama proyek berjalan akan menjadi lebih mudah diambil serta menghindari adanya aktivitas saling menyalahkan. Jika tugas dan tanggung jawab tidak jelas maka antar anggota tim akan kesulitan dalam saling memberikan pengaruh.

4. Other Factors
Faktor lain yang dapat menjadi tantangan dalam menciptakan pengaruh dalam proyek adalah company culture, yaitu pola komunikasi yang sudah ditetapkan dalam perusahaan atau organisasi sehingga menjadi batasan tersendiri bagi anggota tim. Selain itu, product complexity juga dapat menjadi tantangan karena membutuhkan waktu untuk memahani product atau knowledge baru. Keterbatasan waktu dan inkonsistensi anggota tim juga dapat menjadi tantangan karena membutuhkan ownership yang tinggi serta partisipasi dari anggota tim yang konsisten untuk menciptakan pengaruh yang positif.

Dengan adanya berbagai tantangan dalam menciptakan pengaruh tanpa otoritas dalam proyek, maka terdapat beberapa strategi yang dapat digunakan untuk menghadapi tantangan yang ada agar proyek dapat berjalan baik, diantaranya:

1. Understand the Business Problem or Opportunity
Hal pertama yang perlu dilakukan ketika memulai proyek dan menentukan strategi komunikasi adalah memahami kebutuhan atau peluang bisnis. Hal ini diperlukan untuk menentukan cara pendekatan yang tepat dengan kondisi dan partisipan yang ada. Dalam hal ini, selama proyek berlangsung perlu komitmen dari Organisasi serta membutuhkan training untuk membentuk komitmen bersama antar anggota tim. Jika kondisi sudah dipahami, maka solusi dapat dipetakan dengan beberapa aturan selama proyek dijalankan seperti protokol atau ketentuan pola komunikasi, aturan dalam memberikan feedback, komitmen untuk saling menghargai, dan lain sebagainya.

2. Working with Stakeholders
Dengan adanya tipe stakeholder atau sponsor yang dapat menjadi tantangan komunikasi dalam proyek, maka diperlukan pendekatan solusi untuk mendapatkan kepercayaan stakeholder. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah memahami motivasi dari stakeholder untuk mendapatkan informasi jelas mengenai latar belakang adanya proyek dan target apa yang ingin dicapai. Selain itu tim proyek juga perlu menggali karakter stakeholder untuk menentukan pendekatan komunikasi yang paling tepat. Anggota tim juga dapat menggunakan kemampuan mendengarkan yang baik, memperhatikan komunikasi non-verbal, menggunakan pertanyaan open-ended dan closed-ended untuk mengonfirmasi informasi spesifik, serta menghindari pertanyaan yang menggiring opini.

3. Identify your style
Setiap orang pasti memiliki karakter dalam berkomunikasi dan mempengaruhi orang lain. Hal ini penting untuk dipahami setiap orang agar memiliki strategi sendiri dalam mempengaruhi orang lain. Menurut Chris Musselwhite and Tammie Plouffe terdapat lima gaya dalam mempengaruhi orang lain, yaitu:

a. Rationalizing: Menggunakan logika dan fakta dalam memberikan solusi
b. Asserting: Menyatakan pendapat dengan percaya diri untuk mempengaruhi orang lain
c. Negotiating: Melakukan negosiasi untuk menemukan titik tengah tanpa mengabaikan tujuan
d. Inspiring: Menyakakan pendapat untuk membuat orang lain mendapatkan pandangan baru
e. Bridging: Bekerja sama dengan orang lain untuk membangun koalisi

4. Establish trust
Kepercayaan adalah hal terpenting dalam hal pengaruh kepada orang lain. Kepercayaan tidak akan didapatkan dalam satu malam, melainkan membutuhkan proses panjang. Hal terbaik untuk mendapatkan kepercayaan orang lain adalah dengan memberikan ruang orang lain untuk berpedapat, mendengarkan masukan, tidak menghakimi, dan memberikan kritik saran yang membangun.

5. Build social capital
Anggota tim harus mampu melihat diri pribadi sebagai bagian dari sosial, sehingga perlu bersosialisasi dan menawarkan bantuan jika orang lain merasa kesulitan. Selain itu perlu mengembangkan diri di lingkungan di luar proyek untuk mendapatkan informasi ataupun bantuan di masa mendatang.

6. Influence the influencer
Salah satu hal yang dapat dilakukan untuk mempengaruhi tim adalah dengan mempengaruhi orang yang paling berpengaruh di tim. Ketika tidak memiliki power yang besar untuk mempengaruhi tim, pendapat atau ide dapat disampaikan kepada orang paling berpengaruh dalam tim. Dengan komunikasi personal dan menyatakan data fakta, maka ide dapat disampaikan melalui orang paling berpengaruh tersebut.

7. Unlearn what you know
Ketika berkomunikasi, kita perlu bersikap open mind dan rendah hati agar mendapatkan kepercayaan orang lain. Sebaiknya menghindari untuk menjadi pribadi yang paling mengetahui segalanya karena lawan bicara akan menjadi antipati. Gunakan percakapan yang positif, membangun kepercayaan diri lawan bicara dan saling menghargai pendapat meskipun berbeda sudut pandang.

8. Know your value
Pahami nilai diri sendiri, pahami hal-hal yang dikuasi, hal-hal yang disukai dan hal-hal yang tidak disukai. Sebaiknya hal-hal tersebut dikomunikasikan kepada tim agar menghindari konflik kedepannya. Pahami juga nilai dari orang lain dalam satu tim, misalnya ada yang suka untuk diberikan apresiasi, ada yang tidak suka dikritik dalam forum, ada yang lebih suka dijelaskan secara personal, dan lain sebagainya. Hal tersebut perlu dikomunikasikan agar dapat saling menghargai.

Dengan beberapa strategi di atas, anggota tim dapat memberikan pengaruh kepada orang lain atau tim meskipun tidak memiliki otoritas. Selama mendapatkan kepercayaan orang lain, maka anggota tim akan dengan percaya diri menyampaikan ide atau gagasan yang dapat memberikan dampak positif bagi tim. Atau jika terdapat konflik selama proyek dijalankan, mitigasi solusi akan mudah dilakukan jika anggota tim saling terbuka satu sama lain. Dengan hal ini, maka tujuan proyek dapat dicapai dan proyek akan menjadi proyek yang sukses.



Reference:

1. https://www.pmi.org/learning/library/influencing-without-authority-project-requirements-8100
2. https://www.projectmanagement.com/blog/blogPostingView.cfm?blogPostingID=69201&thisPageURL=/blog-post/69201/7-Ways-to-Influence-without-Authority#_=_
3. https://www.projectmanager.com/blog/ways-to-influence-without-authority
4. https://productsthatcount.com/meta-product-leader-on-influence-without-authority/?utm_source=google&utm_medium=ads&utm_campaign=221003-webinars&gclid=Cj0KCQjw48OaBhDWARIsAMd966CVHhMENEpmBieVGks_D2bE_9Qouo-nkU6c-P6c6k1NnLSHoNG9mwoaAnoYEALw_wcB
5. https://www.forbes.com/sites/francesbridges/2018/02/07/10-ways-to-make-people-like-you-from-how-to-make-friends-and-influence-people/?sh=36776194bb45

Informasi lengkap, silahkan hubungi:
contact@mii.co.id, customer.experience@mii.co.id